استحدثت إدارة مشروع ملتقى مبتعثي المرحلة السادسة من برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي، كتاباً إرشاديا أطلقت عليه "دليل ملتقى المبتعثين"، وذلك ضمن اهتمامها بالمتقدمين والمتقدمات , وحرصها على تهيئة الإجراءات اللازمة كافة لتوعية المبتعث نفسياً واجتماعياً وأكاديمياً. ويحتوي الكتاب الذي يعد مرجعاً رئيساً للمبتعث على مجموعة أقسام متعددة، أبرزها كلمة لخادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز، وكلمة لوزير التعليم العالي الدكتور خالد بن محمد العنقري، إضافة إلى ملف تعريفي بملتقى المبتعثين وأبرز الأهداف التي يسعى الملتقى إلى تحقيقها، كتعزيز الانتماء الوطني للمبتعثين واطلاعهم على الأنظمة واللوائح والإجراءات وتعريفهم بخطوات الابتعاث والأنظمة الأكاديمية والقانونية في بلدان الابتعاث. وتضمن الدليل استبانة لقياس الرضا العام للمرشحين والمرشحات، تطرح على المبتعثين في آخر يوم من الملتقى تشمل رأي المبتعث في المحاضرات ومضمونها ووقتها والمحاضرين، وكذلك الخدمة المقدمة في مقر الملتقى بما في ذلك طريقة العرض المرئي والصوت ومناسبتهما، ورأيه في تنظيم الملتقى من جانب مناسبة القاعات والعلامات الإرشادية، بالإضافة إلى رأي المبتعثين في أداء العاملين وحرصهم على تقديم الخدمة.
كما يمكن الدليل المبتعثين من التعبير عن آرائهم تجاه البرنامج بكتابة انطباعاتهم ومرئياتهم واقتراحاتهم، إضافة إلى توجيه رسالة إلى مسؤولي الوزارة أو الملتقى من خلال صفحات الدليل المخصصة لذلك وتسليمها لمشرف القاعة، ويستعرض الدليل المحاور العشرة التي تطرح في الملتقى التي تتضمن لقاء مع مسؤول الابتعاث، وخطوات الابتعاث قبل السفر وبعد صدور قرار الابتعاث، علاوة على الأنظمة التعليمية والقانونية في بلد الابتعاث، وكذلك محور معادلة الشهادات، ومحور التعامل مع القوانين الدولية.
ويختتم الدليل الذي يتم تسليمه لكل الطلاب والطالبات المشاركين في حضور الملتقى بالخطوات والإجراءات النهائية للسفر "وماذا بعد الملتقى؟"، كمتطلبات استخراج التأشيرة وإصدار قرار الابتعاث وتسلم أوامر الإركاب وإصدار التذاكر وترتيب إجراءات مغادرته لدولة الابتعاث.
