قال رئيس وحدة المتابعة والتنسيق في عمليات الحج بالمدينة المنورة عبدالعزيز بن علي الأيوبي، إن الوحدة تأخذ على عاتقها جعل المدينة المنورة رائدة في تقديم الخدمات لضيوف الرحمن، من خلال برامج مبتكرة ومتنوعة تهدف إلى دعم الجوانب التنفيذية للجهات العاملة في خدمة الحاج، بما يضمن جودة الأداء وتبني آليات تطويرية وطرح مقترحات تساهم في تقليص المعوقات المتكررة في مواسم الحج السابقة بحلول قابلة للتنفيذ وتشجيع مفهوم العمل بروح الفريق الواحد.
وأكد الأيوبي تواجد ضباط اتصال يعملون في الوحدة على مدار الـ 24 ساعة يمثلون كافة الجهات المعنية بشؤون الحج، حيث يقومون بإبلاغ جهاتهم بالحالات الهامة ويتلقون منها ما تم اتخاذه من إجراءات وتبلغ الإجراءات المتخذة للمنسقين في الوحدة.
وأشار الأيوبى إلى أن من بين مهام الوحدة الاطلاع على البلاغات اليومية ودراستها وطلب التوجيه على البلاغات المهمة ذات الطابع الخاص وإعداد تقرير عن الحالات الواردة ونتائج جولات المراقبين ودراسة البرقيات الواردة والقيام بجولات معاينة على المواقع التي تتطلب ذلك.
وأضاف أن مراحل أداء أعمال الفريق الفحص والتدقيق والعرض للتوجيه وإعداد التقارير ومتابعة نتائجه وكتابة البرقيات على التقارير والحفظ، علاوة على إصدار التقارير اليومية والدورية والموسمية لأعمال الحج وإرسالها ورقياً وإلكترونياً إلى الجهات المعنية في المدينة المنورة حسب الحاجة، وإصدار ملخص التقارير اليومية والتقرير الختامي لأعمال الحج وإرسالها ورقياً وإلكترونيا الى مكتب النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رئيس لجنة الحج العليا صاحب السمو الملكى الأمير نايف بن عبد العزيز، وكذلك رصد التباين في الإحصاءات والمعلومات التي تدلي بها اللجان والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج ومتابعة تصحيحها .
يذكر أن الوحدة تعمل ضمن منظومة لجنة الحج بالمدينة المنورة وتتبع إدارياً لسكرتير لجنة الحج ورئيس وحدة متابعة وتنسيق عمليات الحج المتمثلة في غرفة التنسيق والعمليات والتقارير والإحصاء ومراكز الاستقبال ومتابعة الخدمات الميدانية ومتابعة التعاملات، وذلك بمشاركة الجهات الحكومية والأهلية في أعمال الحج بالمنطقة.
