??من المعروف أن المشتغل في مجال العلاقات العامة يعد أهم عناصر عملية التواصل بين المؤسسة وجمهورها، وهو كذلك المطالب بحل أي أزمة قد تطرأ على مؤسسته من الناحية الإعلامية، وكذلك المهني المسؤول عن العمل كسفير لمؤسسته وواجهتها المشرقة.
إنها أعمال ومسؤوليات مهمة تتجاوز المطبق للأسف في كثير من المؤسسات والجهات المحلية، إلا أن نقاش هذا الأمر سيكون في مقال قادم، أما اليوم فسأعرج على موضوع أكثر بساطة يأتي في ظل طبيعة عمل هذا المهني المضغوط على أعصابه، والمتمثل في الأعمال الرئيسة التي يجب أن يقوم بها مع صباح كل يوم وبعد دخوله إلى مكتبه مباشرة.
إنها أعمال روتينية، ولكنها تحمل ما تحمله من الأهمية في كونها قد تكون الإجراء الذي يفصل ما بين استمرار العمل في يوم عادي دون مشاكل، وبين يوم قد يتحول إلى كابوس لا مفر منه.
يجب أن تكون الأعمال التي يقوم بها المشتغل في العلاقات العامة في بداية يومه على النحو التالي:
1-قراءة البريد الإلكتروني والتأكد من الرد على الرسائل الواردة خصوصا تلك التي ترد من الصحفيين أو وسائل الإعلام أو العملاء.
2-قراءة الصحف والبحث عن الأخبار التي تعنى بمجال نشاط المؤسسة أو العملاء الذي يعمل على حسابه، والتأكد من إيصال أي خبر مهم لمتخذي القرار التنفيذي مع توضيح اسم الصحيفة وموقع النشر.
3-التواصل مع إدارات المؤسسة التي لها نشاطات جماهيرية، والتأكد من عدم حدوث أي مشاكل أو أعطال لخدماتها بعد انقضاء وقت عمل يوم أمس، وذلك بهدف التخطيط لأي أزمة قد تحدث في الساعات القادمة.
4- مراجعة جدول الإنتاج الخاص بالموظف ذاته، والعمل على إنجاز أي أعمال مخطط لها خلال اليوم، وتأكيد موعد الاجتماعات التي تم تحديدها سابقا مع التأكد من أن جميع المواد المطلوبة تم توفيرها وتجهيزها.
5- بعد ذلك يمكن للموظف أن يبدأ بمتابعة باقي أعمال يومه بالشكل الاعتيادي مع أهمية أن يعتمد بشكل أساسي على برامج مناسبة لجدولة الأعمال والمواعيد وألا يعتمد فقط على ذاكرته، كما ينصح بأن تتم متابعة جميع الأعمال المحددة مع أطراف أخرى عبر البريد الإلكتروني بهدف التوثيق مع مراعاة أن التواصل الشفهي أمر مطلوب في الظروف التي تتطلب السرعة والإنجاز الفوري.
