لا يقتصر العمل في وكالة وزارة التعليم العالي للتخطيط والمعلومات على اقتراح السياسات العامة المتعلقة بنشاط التخطيط والمعلومات وتقنية المعلومات، والإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها، بل يتجاوز ذلك إلى ابتكار وسائل تقنية حديثة تسهل مهام المتعاملين مع الوزارة.
منتج "سفير" كان يمثل أحد آخر الإصدارات التي أصدرتها الوكالة، وهو منظومة إلكترونية متكاملة تربط المبتعثين والمشرفين كافة عليهم بالملحقيات الثقافية في شتى أنحاء العالم، علاوة على الربط بوزارة التعليم العالي.
وقال وكيل الوزارة الدكتور عبدالقادر الفنتوخ، إن الوكالة تقوم بمهام الإشراف الإداري على الوحدات الإدارية المرتبطة بها، ومدى تطبيقها للأنظمة، واللوائح، والتعليمات المعتمدة والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطاتها، والإشراف على إعداد الخطط السنوية الخمسية والميزانية التقديرية لنشاط التخطيط والمعلومات والتقنية في إطار الأهداف والسياسات العامة للوزارة، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المرتبطة بها والوحدات الإدارية المعنية بالوزارة، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها، ومتابعة وتقويم تلك الخطط بصفة مستمرة".
وأضاف "يدخل من ضمن مهام الوكالة الإشراف على تنفيذ الخطط الوطنية التي تعدها الوزارة، أو تشارك بها مع الجهات الأخرى بالتنسيق مع الوحدات ذات العلاقة في الوزارة، ووضع القواعد، والتعليمات، والإجراءات، والبرامج الزمنية المتصلة باهتمامات الوكالة، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها، والتنسيق مع إدارة الميزانية في إعداد الميزانية التقديرية للوزارة، لضمان ارتباط الخطة السنوية بالميزانية التقديرية، وتحديد احتياجات الوزارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها وتطويرها بشكل مستمر، بالتنسيق مع القطاعات والوحدات الإدارية المختلفة بالوزارة.
وأشار الدكتور الفنتوخ إلى أن "الوكالة تشارك في اللجان المعنية بأنشطة وأعمال التخطيط والمعلومات بالوزارة، ومتابعة اللجان الدائمة والموقتة لضمان إنهاء أعمالها في الوقت المحدد، ورفع التقارير الدورية عنها للوزير، وإيجاد نظام شامل ومتكامل للمعلومات.
وأوضح أن "الوكالة تتولى حفظ وإدارة وثائق ومحفوظات الوزارة بشكل إلكتروني داخل منظومة الأرشيف، وتيسير تداوله، والرجوع إليها داخل وخارج الوزارة، وتطوير البرامج والنظم التطبيقية المتعلقة بحفظ واسترجاع المعلومات، وتحديثها للعاملين في الوزارة، خاصة ذات العلاقة بشؤون التعليم العالي، والإشراف على ترحيل الوثائق والمحفوظات وفقاً للوائح الحفظ، وتوحيد الخطط المقترحة للقطاعات والوحدات الإدارية بالوزارة ضمن الخطط السنوية والخمسية، والاتصال والتنسيق مع هذه القطاعات والوحدات الإدارية بالوزارة، ومساعدتها في إعداد خططها وبرامجها التطويرية، وإعادة صياغتها وإخراجها في شكلها النهائي، واتخاذ الخطوات اللازمة لاعتمادها.
