استطاعت وزارة الحج التخلص من كثير من الإجراءات الورقية وتوثيقها وما يتبع ذلك من جهود يقدمها العاملون والوقت اللازم لإنهاء إجراءات تفويج الحجاج من مساكنهم بمكة المكرمة إلى أن يتم إسكانهم بالمدينة المنورة حيث تتم تلك الإجراءات في خمس جهات على الأقل هي الوزارة نفسها ومؤسسات الطوافة المختلفة والنقابة العامة للسيارات وشركات النقل ومكتب الأدلاء بالمدينة المنورة. ونجحت الوزارة في تحقيق إنجاز كبير في تفويج الحجاج من مقر سكنهم في مكة المكرمة إلى محطة الهجرة بالمدينة المنورة عن المواسم السابقة، وذلك بتوفيق الله ثم بما تم إعداده مبكراً من أنظمة إلكترونية هذا العام بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة ليصل زمن إنهاء إجراءات الحافلة إلى المدينة المنورة إلى أقل من ثلاث دقائق. وأوضح وكيل وزارة الحج لشؤون العمرة الدكتور عيسى رواس أن الجهود الكبيرة التي بذلت من الجميع عقب نهاية الموسم المنصرم بالدراسة والتعاون والتطبيق انتهت إلى تحويل إنهاء إجراءات الحافلات إلى إنجاز يفتخر به الجميع، بعد أن كان هذا الإجراء يسبب بعض المتاعب وقلة الموثوقية والبطء في تبادل المعلومات. وقال إنه نتيجة لورش العمل التي تبنتها الوزارة للخبرات والعاملين في هذا المضمار، فقد استطاعت إعداد نظام إلكتروني يمتاز بالموثوقية في البيانات والسرعة في الأداء بعد توفير كافة متطلبات الجهات ذات العلاقة، حيث يعتمد النظام الإلكتروني على الربط التقني بين مكة المكرمة والمدينة المنورة من خلال شبكة الإنترنت الآمنة لنقل وتراسل البيانات واستقبالها في المدينة المنورة.
وأضاف رواس أن الدعم الذي قدمه وزير الحج الدكتور بندر حجار كان له الأثر الكبير في البدء بالتجارب التي نفذت على النظام الإلكتروني وتحقيق مؤشرات عالية النجاح بتوفير الإمكانيات التقنية والمعلومات والقوى البشرية المتخصصة التي تعمل على هذه الأنظمة. وأشار إلى أنه تم الربط الآلي عبر شبكة الإنترنت بين مؤسسات الطوافة المختلفة بمكة المكرمة ومؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة والنقابة العامة للسيارات، لتبادل وتراسل البيانات في التوقيت المناسب لعقود الإسكان بالمدينة المنورة حيث يتم صرف الاحتياج الفعلي لعدد الحافلات للرحلة من مكة المكرمة إلى المدينة المنورة بناءً على طلب إلكتروني من إحدى مجموعات الخدمة الميدانية بمؤسسات الطوافة لتقوم أنظمة النقابة بالتحقق إلكترونياً من توافق موعد العقد وطاقته الاستيعابية مع الطلب الوارد ليتم تعميد إحدى شركات النقل.
