وترأس الاجتماع رئيس الاتحاد جبر آل ثاني، ، بحضور رئيس الهيئة المصرية العامة للمعارض ونائب رئيس الاتحاد لمنطقة وادي النيل وشرق أفريقيا اللواء شريف الماوري، ، والرئيس التنفيذي لمؤسسة ملتقى الخبرات لتنظيم المعارض والمؤتمرات الطبية FEXC في المملكة وعضو الاتحاد العربي للمعارض والمؤتمرات الدولية حسن عبدالرحمن البهكلي ، كما حضر الاجتماع وفد من الأمانة العامة لجامعة الدول العربية برئاسة الوزير المفوض ومدير إدارة المنظمات والاتحادات العربية، الدكتور رائد علي الجبوري، ، والمسؤول عن الاتحادات العربية بإدارة المنظمات والاتحادات العربية الدكتور سرور الجرمان.
وتم خلال اللقاء اتخاذ العديد من القرارات التي تمثلت في ناقش الأعضاء المؤهلون للتصويت خطة عمل الاتحاد للفترة من يناير إلى ديسمبر 2025، وتم إقرارها إلى جانب الموازنة التقديرية لتنفيذها ، تمت الموافقة على عدد من التعديلات في النظام الأساسي للاتحاد، أبرزها إنشاء “المجلس العربي للمعارض الثقافية والفنية والتراثية والطبية" والذي يهدف إلى نشر الثقافة والفنون العربية وتعزيز التواصل الثقافي العربي والدولي بالتنسيق مع الوزارات والجهات المعنية في الدول العربية، سيتولى المجلس مسؤولية التنظيم المشترك والترويج للمعارض والفعاليات الثقافية والفنية والتراثية، والمساهمة في الحفاظ على التراث العربي وتعزيز التبادل الثقافي بين الدول ، الاتفاق على إنشاء “المجلس العربي للتحول الرقمي للمعارض” لدعم جهود التحول الرقمي في صناعة المعارض على مستوى المنطقة العربية، حيث يهدف المجلس إلى توجيه ودعم شركات المعارض لتطوير خدماتها الرقمية واعتماد التقنيات الحديثة، مما يسهم في تحسين كفاءة العمليات الداخلية وزيادة الإنتاجية في تنظيم المعارض.
يشار إلى أن برنامج اللقاء تضمن كلمة رئيس الاتحاد العربي للمعارض جبر آل ثاني، وكلمة رئيس الهيئة المصرية العامة للمعارض للواء شريف الماوردي، وكلمة الوزير المفوض مدير إدارة المنظمات والاتحادات العربية والمشرف على وحدة التنسيق والمتابعة بقطاع الشئون الاقتصادية بجامعة الدول العربية صالح الجبوري واستعراض أمين عام الاتحاد أحمد الديب لجدول أعمال اجتماع الجمعية العمومية وشمل إنجازات الاتحاد خلال العام 2024 ، وخطة عمل الاتحاد والموازنة التقديرية للعام المالي يناير - ديسمبر 2025.
وكان اللقاء قد شهد مشاركة واسعة لقادة ورواد صناعة المعارض من ممثلي المؤسسات الحكومية وشركات تنظيم وخدمات المعارض والمؤتمرات، حيث حضر 55 عضواً من 15 دولة عربية، سواء بالحضور الشخصي، بالإنابة، أو عبر الإنترنت.