عرفته منذ زمن، مخلصا في عمله، منجزا لكل مهمة، متميزا في كل أداء. أخبرني أنه يفكر في مغادرة عمله الحالي الذي يحبه، فقد بدأ يشعر أخيرا أنه يحترق، وأن حجم العمل يزداد، ويوميا يواجه جبلا من الالتزامات والمهام، ولا يستطيع التخاذل أو التقصير في أداء مهامه. لقد كان يتعرض لضغط نفسي رهيب من تلك المهام، إضافة إلى استخدام تطبيقات الهاتف الذكي والبريد الإلكتروني خارج أوقات الدوام لمهام العمل. نصحته أن يتمهل قليلا، ويطلع على تجارب لبراين ترايسي وتوني شوارتز عن تطوير أساليب الإنتاجية ومواجهة ضغوط العمل. لقد كانت التجربة الأولى ألا تجعل من رأسك محفظة لكل المهام، بل تعود على تدوين وكتابة كل ما يعرض عليك من مشاريع ومهام وواجبات، وربما يساهم هذا كثيرا في تخفيف آلام الصداع والتوتر الذي نشعر به.
كانت التجربة الأخرى أن هناك العديد من المهام التي يمكن تفويضها، وهذا أمر يشترط أن تحيط نفسك بالناجحين والمؤثرين الذين يمكن الاستفادة منهم في أنجاز المهام.
وللتعامل مع كثرة المهام، لا بد من تبويبها ووضع أولوية لها مع جدول زمني محدد، وتكليف الأشخاص المناسبين للقيام بهذه المهام. وبعد ذلك يأتي دورك في تحديد المهام الجسيمة التي يجب أن تقوم بها شخصيا، مع وضع إطار زمني وأولوية لكل مهمة والأخذ في الاعتبار اقتطاع ما نسبته 20% والذي يعادل تقريبا الساعة والنصف من وقتك واحتسابه وقتا ضائعا للرد على الاتصالات، والتعامل مع الزيارات والمقابلات المفاجئة وللترويح عن النفس.
وعلينا أن نتذكر أن مستوى النشاط اليومي يتغير مع مرور الوقت، ولهذا فمن الحكمة البدء بالمهام الكبيرة صباحا وإنجازها، وتأجيل الاجتماعات والتوصيات والاتصالات إلى نهاية اليوم. وعلينا ألا ننسى الاحتفال بكل إنجاز مهما كان صغيرا ولو من خلال كلمات الشكر والثناء. وبالحديث عن الوقت اليومي الضائع والذي قلنا قد يستغرق ما يقارب الساعة والنصف، علينا أن نحاول الاستفادة منه قدر الإمكان، وذلك من خلال تقسيمه ليكون بين المهام اليومية وبمعدل عشر دقائق لالتقاط الأنفاس وتجديد نشاط العقل وتخليصه من سموم التفكير والضغوط. ولعل من أكثر الأمور صعوبة والتي يجب التعامل معها بحزم، هو كيفية الالتزام بالاستماع ومقابلة جميع من يعملون معك في محيط العمل. إن هذا الالتزام قد يختطف منك الكثير من ساعات العمل ولهذا لا بد من معرفة المهم والأهم الذي يجب أن تتعامل معه بنفسك، وتفويض الكثير من تلك المهام لغيرك مع ضرورة استخدام كلمة (لا) لتلك الأمور التي لا تحتاج إلى وجودك وتدخلك.
أما ساعات الإنتاجية المهمة فيجب حمايتها من المتطفلين، وهذا ما أراده المخترع هوغو جيرنسباك عندما فكر في صناعة خوذة تشبه خوذة الغطس، ولم يكن الغرض منها الغوص ولكن كان الغرض أن يرتديها الموظف عند أداء مهامه، ولعله لم يكن يعلم في ذلك الوقت بكمية الملهيات والمشتتات الذهنية التي سوف تظهر. وآخر تلك النصائح أن نتعلم كيف نتصدى لمهدرات ومخدرات الوقت، لا سيما عند التعامل مع وسائل التواصل والبريد الإلكتروني غير المهم.
كانت التجربة الأخرى أن هناك العديد من المهام التي يمكن تفويضها، وهذا أمر يشترط أن تحيط نفسك بالناجحين والمؤثرين الذين يمكن الاستفادة منهم في أنجاز المهام.
وللتعامل مع كثرة المهام، لا بد من تبويبها ووضع أولوية لها مع جدول زمني محدد، وتكليف الأشخاص المناسبين للقيام بهذه المهام. وبعد ذلك يأتي دورك في تحديد المهام الجسيمة التي يجب أن تقوم بها شخصيا، مع وضع إطار زمني وأولوية لكل مهمة والأخذ في الاعتبار اقتطاع ما نسبته 20% والذي يعادل تقريبا الساعة والنصف من وقتك واحتسابه وقتا ضائعا للرد على الاتصالات، والتعامل مع الزيارات والمقابلات المفاجئة وللترويح عن النفس.
وعلينا أن نتذكر أن مستوى النشاط اليومي يتغير مع مرور الوقت، ولهذا فمن الحكمة البدء بالمهام الكبيرة صباحا وإنجازها، وتأجيل الاجتماعات والتوصيات والاتصالات إلى نهاية اليوم. وعلينا ألا ننسى الاحتفال بكل إنجاز مهما كان صغيرا ولو من خلال كلمات الشكر والثناء. وبالحديث عن الوقت اليومي الضائع والذي قلنا قد يستغرق ما يقارب الساعة والنصف، علينا أن نحاول الاستفادة منه قدر الإمكان، وذلك من خلال تقسيمه ليكون بين المهام اليومية وبمعدل عشر دقائق لالتقاط الأنفاس وتجديد نشاط العقل وتخليصه من سموم التفكير والضغوط. ولعل من أكثر الأمور صعوبة والتي يجب التعامل معها بحزم، هو كيفية الالتزام بالاستماع ومقابلة جميع من يعملون معك في محيط العمل. إن هذا الالتزام قد يختطف منك الكثير من ساعات العمل ولهذا لا بد من معرفة المهم والأهم الذي يجب أن تتعامل معه بنفسك، وتفويض الكثير من تلك المهام لغيرك مع ضرورة استخدام كلمة (لا) لتلك الأمور التي لا تحتاج إلى وجودك وتدخلك.
أما ساعات الإنتاجية المهمة فيجب حمايتها من المتطفلين، وهذا ما أراده المخترع هوغو جيرنسباك عندما فكر في صناعة خوذة تشبه خوذة الغطس، ولم يكن الغرض منها الغوص ولكن كان الغرض أن يرتديها الموظف عند أداء مهامه، ولعله لم يكن يعلم في ذلك الوقت بكمية الملهيات والمشتتات الذهنية التي سوف تظهر. وآخر تلك النصائح أن نتعلم كيف نتصدى لمهدرات ومخدرات الوقت، لا سيما عند التعامل مع وسائل التواصل والبريد الإلكتروني غير المهم.
