وحرصت المؤسسة وفق رئيس مجلس الإدارة المطوف المهندس عباس قطان على تزويد الجهة المعنية بجميع الاحتياجات اللازمة لإنحاج العمل على المشروع. وشكلت فريق مختص للإجتماع مع فريق الوزارة لتأمين جميع المتطلبات الخاصة بالعمل، وتم الإجتماع مع الفريق التقني وعمل الملفات المطلوبة لتحديد آلية تراسل البيانات بين الطرفين. وفي وقت قياسي تم تأمين قاعدة بيانات تحتوي على بيانات مكاتب الخدمة المطلوبة بالكامل مع ضمان كامل الحماية في التراسل بين المؤسسة والجهة المعنية في طباعة البطاقات. وزودت الجهات المعنية بتقرير يومي يظهر أعداد الحجاج الخاصة بمكاتب الخدمة التي يتم طباعة بطاقات لحجاجها، حيث يظهر التقرير العدد الكلي للمكتب والعدد المستقبلي.
ويشير نائب رئيس المؤسسة المطوف الدكتور محمد بياري، إلى إنشاء خدمتين لنقل البيانات أحدهما خدمة نقل بيانات حجاج المكاتب: حيث يتم من خلالها إرسال جميع البيانات الخاصة بالحجاج لجميع المكاتب المعنية من خلال عملية الطلب التي تصلنا من الوزارة، أما الخدمة الثانية فهي تقوم على عرض بيانات الحاج حيث يتم طلب بيانات حاج معين من خلال رقم الجواز والجنسية ويتم الرد بجميع البيانات الخاصة بهذا الحاج. ووفق الدكتور بياري فإن أعداد الحجاج التي تم تزويد الوزارة بها لطباعة بطاقة الحاج هو 90301 ألف حاج ، مدعوما برسم بياني خاص بأعداد الحجاج حسب المكاتب.