كشف مدير مشروع نظام المراسلات الإلكترونية بوزارة التعليم العالي عبدالعزيز بن إبراهيم الجبيري عن الانتهاء من مشروع المراسلات الإلكترونية في 15 مارس المقبل حسب خطة تدريب النظام المعتمدة من وزير التعليم العالي لتنظيم وكالة الوزارة للتخطيط والمعلومات. وأشار إلى أن الدورة التدريبية الثالثة المقامة في ماليزيا تحت رعاية الملحق الثقافي في ماليزيا الدكتور عبدالرحمن فصيل والتي أقيمت لعدد من موظفي الملحقيات الثقافية في كل من سنغافورة واليابان والصين وكوريا والهند وباكستان وماليزيا تأتي ضمن البرنامج.
وأوضح الجبيري لـالوطن أن الدورات التدريبية لنظام المراسلات الإلكترونية تشمل جميع قطاعات الوزارة والملحقيات الثقافية، مؤكدا أنه جرى توزيع التدريب على سبعة مراكز في الرياض ومصر والإمارات وماليزيا والسويد وأميركا وأستراليا. وتم تنفيذ التدريب في كل من الرياض ومصر والإمارات وماليزيا والبقية في المستقبل القريب ليتم الانتهاء منه منتصف مارس المقبل.
وأضاف الجبيري أن نظام المراسلات الإلكترونية من الأنظمة الهامة التي تساعد على أرشفة العمل بالوزارة والملحقيات والإدارات الداخلية إلكترونيا ومن ثم يمكن الاستغناء عن التعامل الورقي، وهذا ما تهدف إليه الوزارة، علاوة على أن تطبيق النظام بالملحقيات سيسهل عملية حفظ واسترجاع المعاملات إلكترونيا وتبادلها مع الوزارة في زمن قياسي يمكن من خلاله إنجاز العمل دون انتظار وصوله ورقيا. وشرح الجبيري للمشاركين خطوات النظام وخصوصيته وتميزه والفائدة المرجوة من تطبيقه عمليا في عمل الملحقيات.
وبين أن البرنامج يهدف إلى تأهيل وتجهيز موظفي مراكز الاتصالات الإدارية وموظفي الإدارات الداخلية بالوزارة والملحقيات الثقافية للعمل على النظام والتعامل معه بيسر وسهولة، وتمكين متخصص الحاسب أو مسؤول الأنظمة بالملحقيات المستهدفة من إدارة النظام بالملحقية التابع لها والتحكم بكامل خصائصه وصلاحياته وإنشاء ومنح الصلاحيات لمستخدميه بالملحقيات الثقافية.
من مزايا نظام المراسلات
• حفظ نسخ إلكترونية من المعاملات الصادرة والواردة.
• إمكانية متابعة العمل على النظام من أي مكان في العالم.
• السرعة العالية في تنفيذ إجراءات المعاملات وتبادلها.
• ضمان وصول المرفقات إلكترونياً لحظة تصديرها.
• تحقيق خصوصية متابعة جميع المعاملات الصادرة والواردة.
• سهولة استعراضها والرجوع لها عند الحاجة.
• تحديد مدة إنجاز المعاملة ليسهل معرفة المعاملات المتأخرة.
• يصدر رسائل تنبيهية عن المعاملات المتأخرة. سهولة استعراضها والرجوع لها عند الحاجة.
• تحديد مدة إنجاز المعاملة ليسهل معرفة المعاملات المتأخرة.
• يصدر رسائل تنبيهية عن المعاملات المتأخرة.